Sistema de Gestión Documentaria El Sistema Web que tiene por función el registro, derivación, actualización y seguimiento de escritos (documentos / expedientes) ingresados a la Entidad, así como los generados internamente hasta su respectiva atención, manejando los estados del escrito.
El Sistema permite el registro de los procedimientos y servicios exclusivos indicados en el TUPA, lo cual incluye la base legal, requisitos, derechos de tramitación, calificación del procedimiento, dependencia donde inicia el procedimiento, autoridad que resuelve, así como lo referente a los recursos administrativos. El Sistema permite el manejo del proceso de la Unidad de recepción documental o mesa de partes, generando el cargo de recepción y la hoja de ruta del escrito. El proceso considera que la presentación de documentos o mesa de partes puede hacerse de manera personal y a través de representantes.
La Entidad según sus necesidades puede utilizar el aplicativo Web para aperturar otras unidades de recepción documental.
El sistema permite a la Entidad la generación por el sistema de los correlativos y extensiones de los documentos internos (oficio, carta, memorandum, informe) generados por cada unidad orgánica.
El Sistema facilita de manera significativa el flujo documentario a nivel institucional estableciéndose responsabilidades respecto al manejo físico de los documentos y la atención de los mismos de manera más proactiva, considerando que el sistema cuenta con un motor de búsqueda por diversos criterios. También es posible el control del egreso de documentos de la Entidad dirigidos a los administrados o entidades de la Administración Pública a través de Mesa de Partes. También es posible implementar la digitalización de los documentos que ingresan a la entidad siempre y cuando la entidad cuente con la infraestructura para soportar esta opción.
Otro punto importante es la generación de reportes, estadística y gráficos que permitan el mejoramiento continuo del proceso general de trámite documentario permitiendo a la Entidad brindar un mejor servicio a los administrados. Dentro del enfoque de conceptualización del producto es de destacar el proceso de control y seguimiento destacándose como uno de los más importantes debido a que permitirá que la información ingresada en el sistema se mantenga permanentemente actualizada .
